Como baixar NFe e CTe de clientes com certificado do escritório contábil?8 min de leitura

Olá pessoal!

Neste artigo vamos mostrar como um escritório contábil pode buscar na SEFAZ todos os documentos fiscais (NFe, CTe e eventos) emitidos pelos seus clientes utilizando o seu próprio certificado digital. Sim, o certificado do escritório de contabilidade.

Ah! E o mais legal, o certificado digital da contabilidade não precisa ter uma procuração eletrônica vinculada ao cliente.

Todos conhecem a grande dificuldade dos escritórios de contabilidade em obter os arquivos XMLs dos documentos fiscais emitidos pelos seus clientes.

Neste artigo nós poderíamos criar uma lista de centenas de problemas e desculpas aqui para não conseguir este arquivo, mas este não é o propósito.  Vamos falar das soluções.

Há uma música que diz “Não que a vida seja assim tão boa, mais um sorriso ajuda a melhorar”, compositor Tato, música “Rindo à toa”.

Parafraseando aqui para o nosso contexto, eu diria “Não que a vida seja assim tão boa, mas uma solução para buscar estes XMLs ajuda a melhorar.”

 

Brincadeiras à parte, agora vamos ao que interessa. 

Nem todos sabem, mas a SEFAZ criou um mecanismo para resolver este problema de uma forma muito simples.

A fim de facilitar a leitura o artigo está dividido a seguinte forma:

  1. Como o cliente autoriza  a liberação dos documentos para a contabilidade
  2. Serviço da SEFAZ que disponibiliza os documentos para a contabilidade
  3. Aplicativo gratuito para a contabilidade baixar os documentos direto da SEFAZ
  4. Como exportar estes documentos para diretórios e integrar no seu sistema de gestão

Introdução do artigo concluída, vamos à prática.

Autorização do cliente para acessar os documentos

Nos manuais da NFe e CTe liberados pela SEFAZ existe um tópico chamado “Autorização para obter XML” cujo o propósito é disponibilizar campos no arquivo XML para que uma empresa (emissora de documentos fiscais) possa informar que tem direito a acessar o arquivo XML destes seus documentos direto da SEFAZ.

Através deste recurso, utilizando a tag [AutXML – Pessoas autorizadas a acessar o XML da NFe] e os campos [CNPJ] e [CPF], o emissor do documento fiscal pode discriminar quem pode ter acesso ao arquivo XML.

Para isto, o contribuinte que está emitindo o documento fiscal, deve preencher no arquivo XML a tag [AutXML] com o CNPJ do escritório de contabilidade que o representa.

No arquivo XML as informações ficarão da seguinte forma.

Tag autXML para informar a procuração eletrônica

Sendo assim, o primeiro passo é solicitar ao contribuinte emissor do documento fiscal para que coloque o CNPJ do escritório contábil neste campo. Desta forma os contadores terão direito a baixar todos os arquivos XML com o seu próprio certificado digital.

Veja abaixo o exemplo de um aplicativo emissor de nota fiscal que disponibiliza o campo para preenchimento do CNPJ da contabilidade.

Local para preenchimento da tag AutXML

 

Mas aí vem um elogio, a negativa e uma pergunta.
Ok, mas isto não resolve muita coisa.  Como faço para baixar os XMLs em massa e automaticamente?

Muito bom, aqui vem o primeiro pulo do gato.

Serviço da SEFAZ que disponibiliza os documentos fiscais

No mesmo serviço que a SEFAZ retorna as notas fiscais emitidas contra um CNPJ também são retornadas os documentos fiscais (com XML!) que tem o CNPJ do contador descriminado na tag [autXML] descrita anteriormente.

Conforme Nota Técnica 2015/002Nota Técnica 2014/002, os documentos fiscais eletrônicos e informações resumidas estarão disponíveis para distribuição por até 3 meses para os atores que desempenham papéis de emitente, destinatário, transportador e terceiros (informado na tag autXML).

E não se trata do resumo das notas não…  São todos os arquivos XML, prontos para você integrar no seu sistema e automatizar o processo de escrituração fiscal.

DocumentosEmitenteDestinatárioTransportadorTerceiros
Resumo de NF-eSim
NF-eSimSimSim
Evento de CancelamentoSimSimSim
Evento de Carta de CorreçãoSimSimSim
Eventos de Manifestação do DestinatárioSimSim
Eventos da Suframa (Vistoria/Internalização)SimSimSim
EPECSimSim
Eventos de Pedido de Prorrogação de PrazoSim
Eventos do Fisco em Resposta ao Pedido de ProrrogaçãoSimSim
Evento de AverbaçãoSimSimSimSim
Resumo de Eventos CT-e Autorizado/CanceladoSimSimSimSim
Resumo de Eventos MDF-e Autorizado/CanceladoSimSimSimSim
Resumo de Eventos de Registro de PassagemSimSimSimSim

Hum… este negócio está começando a ficar bom. E vem novamente um elogio e uma pergunta.

Muito legal, mas eu preciso destes arquivos aqui no meu computador.  Como eu faço para buscar da SEFAZ?

E mais… seria legal fazer isto automaticamente a cada hora e já salvar no meu computador por CNPJ, ano e mês para que eu possa integrar no meu sistema.

Ahá! Aqui vem o segundo pulo do gato.

 

Software especialista para baixar os documentos com o certificado do contador

Os softwares de mercado que realizam a busca das notas fiscais emitidas contra o CNPJ já deveriam fazer isto.  Mas para ilustrar vou mostrar um exemplo em funcionamento utilizando o sistema  com teste de uso gratuito, o Fiscal.io Monitor.

Você verá aqui neste artigo, em detalhes, a configuração do software, passando pela busca na SEFAZ e, por último, como configurá-lo para gravar os arquivos em diretório organizados por CNPJ, ANO e MÊS.

Importante: todas as funcionalidades mostradas aqui estão disponíveis para testar gratuitamente.

Lembrando que é preciso ter o CNPJ da contabilidade na tag AutXML das notas fiscais emitidas pelos clientes.

Passo 1: baixar o software gratuito através deste link 

O passo a passo para instalação pode ser encontrado neste link:  Como instalar?

Passo 2: cadastrar as informações da contabilidade no software

Logo após instalar o software, o sistema apresentará um passo a passo e uma das telas será o cadastro das empresas.

Nesta tela, informe o CNPJ, o nome e certificado digital da contabilidade no campo [Certificado Digital] conforme destacado na figura abaixo.

Caso queira obter mais informações sobre o cadastro das empresas, acesse este link

Cadastro do certificado digital da contabilidade

Passo 3: buscar os documentos direto da SEFAZ

Após cadastrar os clientes no aplicativo e informar o certificado digital da contabilidade, pressione o botão [Buscar na SEFAZ].

Ao clicar neste botão, o sistema baixará no seu computador todas as notas fiscais emitidas pelos seus clientes que tenham a tag autXML preenchida com o CNPJ da contabilidade.